審核員兩大關(guān)鍵技能：審核思路和審核記錄

從事ISO管理體系認(rèn)證時(shí)間還不長(zhǎng)的審核員，最大的困難，就是現(xiàn)場(chǎng)審核的時(shí)候，不知道從哪里入手?？粗鴮徍擞?jì)劃，大腦一片空白，不知道問(wèn)什么，也不知道看什么。幾乎每個(gè)審核員都遇到過(guò)這種情況，很正常，進(jìn)入審核員的工作狀態(tài)需要一些適應(yīng)的時(shí)間。
現(xiàn)場(chǎng)審核技巧很多，需要通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和實(shí)踐逐步掌握。本文介紹一種最基本的審核思路，再簡(jiǎn)單說(shuō)一下如何做審核記錄。

怎么審？
我們常說(shuō)“審核思路”，是指審核員在審核時(shí)的思考路徑、方向和方法，是指導(dǎo)我們現(xiàn)場(chǎng)審核的路線圖。

現(xiàn)行有效的ISO管理體系標(biāo)準(zhǔn)，要求組織采用過(guò)程方法建設(shè)體系。相應(yīng)的，認(rèn)證審核也應(yīng)該按照過(guò)程方法實(shí)施。
實(shí)際上，認(rèn)證機(jī)構(gòu)都說(shuō)自己是采用過(guò)程方法審核，其實(shí)基本上是按部門(mén)審核。過(guò)程方法審核是按照組織識(shí)別的過(guò)程，一次性審核完一個(gè)過(guò)程。因?yàn)槎鄶?shù)過(guò)程是跨部門(mén)的，這種審核對(duì)組織部門(mén)的工作的影響比較大，但是審核效果比較好，更容易發(fā)現(xiàn)部門(mén)之間、過(guò)程活動(dòng)之間銜接不好的問(wèn)題。
按部門(mén)審核是根據(jù)部門(mén)的職責(zé)，在一個(gè)部門(mén)把這個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)的工作都審核完。這種審核把多個(gè)跨部門(mén)的過(guò)程分割開(kāi)，對(duì)部門(mén)和部門(mén)的工作接口關(guān)注不足，但是對(duì)部門(mén)的影響小，實(shí)施也簡(jiǎn)單。
不論是按過(guò)程方法審核還是按部門(mén)審核，常見(jiàn)的審核思路有按PDCA的順序和按CAPD的順序。有經(jīng)驗(yàn)的審核員不拘泥這兩種順序，根據(jù)實(shí)際情況可以隨時(shí)從PDCA的某個(gè)要素開(kāi)始。不論是哪種審核思路，實(shí)施的時(shí)候都應(yīng)以某個(gè)主要過(guò)程為主線，把標(biāo)準(zhǔn)條款的相關(guān)要求關(guān)聯(lián)起來(lái)審核，不出現(xiàn)遺漏。示例1——審核注塑車(chē)間，涉及ISO 9001:2015 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款：7.1.3/7.1.4/8.1/8.5/8.6/8.7。按照PDCA順序的審核思路：——了解注塑車(chē)間的整體情況，如生產(chǎn)的產(chǎn)品、生產(chǎn)工藝流程，生產(chǎn)設(shè)備和人員配備等。
（P）——查看生產(chǎn)過(guò)程的策劃文件，如生產(chǎn)管理文件、生產(chǎn)工藝文件等。
（P）——查看生產(chǎn)設(shè)備和生產(chǎn)過(guò)程環(huán)境的管理。
（D）——查看注塑生產(chǎn)的實(shí)施，從接受生產(chǎn)任務(wù)到組織注塑生產(chǎn)、再到產(chǎn)品檢驗(yàn)入庫(kù)，不合格品的處置等。
（D）——查看生產(chǎn)過(guò)程巡檢的實(shí)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的處理。（C/A）這里的PDCA是注塑車(chē)間內(nèi)部的小循環(huán)，并非是整個(gè)體系架構(gòu)的PDCA。
 

審什么？
審核員在審核實(shí)施過(guò)程，就可以按以上審核思路，核對(duì)組織的實(shí)施情況與ISO 9001:2015 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款的要求是否一致。每個(gè)帶有條款號(hào)的條款都應(yīng)該審核到，不能有遺漏。這也帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題：如果面面俱到，每個(gè)條款的要求都細(xì)致地看一遍，審核時(shí)間肯定不夠！
這就是需要控制的審核風(fēng)險(xiǎn)。既然不能遺漏條款，又要保證審核的有效性，就應(yīng)該有所側(cè)重。重要活動(dòng)多分配時(shí)間，非重要活動(dòng)少一點(diǎn)時(shí)間。
示例2——上文的注塑車(chē)間，審核關(guān)注的重點(diǎn)活動(dòng)有：——注塑機(jī)的工作參數(shù)是否有規(guī)定，參數(shù)的設(shè)定是否合理；是否規(guī)定了色粉、水口料使用的配比；是否明確了注塑產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
（P）——注塑機(jī)是否按要求維護(hù)；配料用電子秤的規(guī)格是否合適，是否在校準(zhǔn)有效期內(nèi)；注塑生產(chǎn)是否進(jìn)行了首件確認(rèn)，注塑參數(shù)與首件確認(rèn)的參數(shù)條件或工藝文件是否一致；注塑產(chǎn)品是否按產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)；不合格品如何處置。
（D）——注塑過(guò)程巡檢是否按要求實(shí)施，發(fā)現(xiàn)不合格如何處理。（C/A）對(duì)注塑生產(chǎn)過(guò)程的審核需要專(zhuān)業(yè)審核員完成，實(shí)際審核時(shí)還有很多細(xì)節(jié)。
 

如何記錄？
我們所說(shuō)的審核記錄表，是指在ISO管理體系認(rèn)證審核實(shí)施過(guò)程，記錄“客觀審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)”的表格。
ISO 19011:2018《管理體系審核指南》在“6.4 審核活動(dòng)的實(shí)施”一節(jié)中，有兩處提及了記錄審核證據(jù)。
6.4.7 收集和驗(yàn)證信息。“應(yīng)記錄導(dǎo)致審核發(fā)現(xiàn)的審核證據(jù)。
”6.4.8 形成審核發(fā)現(xiàn)。“應(yīng)記錄不符合及支持不符合的審核證據(jù)。”CNAS曾經(jīng)于2008年發(fā)布一份技術(shù)報(bào)告《現(xiàn)場(chǎng)審核記錄指南》（CNAS-TRC-03：2008）, 對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核記錄的形式、內(nèi)容和詳略程度等方面進(jìn)行闡述和說(shuō)明。
此文件已經(jīng)失效，但是仍然可以作為參考。如果審核記錄內(nèi)容不充分就造成審核證據(jù)不足，記錄太多又會(huì)占用現(xiàn)場(chǎng)審核的時(shí)間，記錄寫(xiě)到什么程度才合適呢？
根據(jù)我的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，寫(xiě)審核記錄應(yīng)該注意三個(gè)方面：
第一， 覆蓋標(biāo)準(zhǔn)條款和相關(guān)法律法規(guī)等要求。審核計(jì)劃中給審核員分配的條款，要審核并記錄到最小條款號(hào)的相關(guān)證據(jù)，不能遺漏。相關(guān)法律法規(guī)要求是否能夠滿(mǎn)足，一定要記錄。例如產(chǎn)品和服務(wù)執(zhí)行的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、污染物排放標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)危害因素監(jiān)測(cè)法規(guī)，都要記錄組織的執(zhí)行情況。對(duì)于認(rèn)證監(jiān)管關(guān)注比較多的，容易出現(xiàn)問(wèn)題的，更要在記錄中留下痕跡，如特種設(shè)備定期檢驗(yàn)等。
第二、非重要活動(dòng)簡(jiǎn)要記錄，重要活動(dòng)詳細(xì)記錄。非重要活動(dòng)在記錄中有一些內(nèi)容，證實(shí)審核已關(guān)注，點(diǎn)到為止。例如產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)，簡(jiǎn)單記錄標(biāo)識(shí)的形式和內(nèi)容、使用情況即可。重要活動(dòng)的記錄需要詳細(xì)一些。例如上文中審核注塑車(chē)間，查看注塑機(jī)設(shè)定的參數(shù)，與工藝文件或首件條件核對(duì)，應(yīng)該
記錄：機(jī)臺(tái)編號(hào)、產(chǎn)品名稱(chēng)和規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批次；注塑機(jī)的溫度、壓力、位置、速度、時(shí)間等參數(shù)的數(shù)值；所執(zhí)行的工藝文件或首件的參數(shù)值。然后判斷是符合還是不符合。如果審核時(shí)查看了幾臺(tái)注塑機(jī)，至少應(yīng)記錄一臺(tái)注塑機(jī)實(shí)際設(shè)定的參數(shù)，和相應(yīng)的工藝文件或首件的參數(shù)。
其它注塑機(jī)記錄基本信息，證明看了哪幾臺(tái)、生產(chǎn)什么產(chǎn)品即可。
第三、不符合的證據(jù)應(yīng)詳細(xì)記錄。不符合在現(xiàn)場(chǎng)審核總結(jié)時(shí)應(yīng)開(kāi)《不符合項(xiàng)報(bào)告》?！恫环享?xiàng)報(bào)告》的內(nèi)容應(yīng)具體、清晰、有理有據(jù)，而且應(yīng)可以追溯。如果審核時(shí)不符合的證據(jù)沒(méi)有記錄清楚完整，《不符合項(xiàng)報(bào)告》的內(nèi)容也就含糊不清，甚至客戶(hù)人員不認(rèn)可。《不符合項(xiàng)報(bào)告》中的不符合事實(shí)應(yīng)與審核記錄表中的相應(yīng)內(nèi)容一致?！恫环享?xiàng)報(bào)告》的寫(xiě)法見(jiàn)《不符合項(xiàng)這樣寫(xiě)，既簡(jiǎn)單又清晰！》一文。